Dans cet article, l’auteur parle de l’attention portée aux détails en ce qui concerne le poste d’assistant exécutif.

Le souci du détail est la pierre angulaire du rôle d’assistant exécutif. C’est ce qui différencie les assistants exécutifs supérieurs de ceux qui se contentent de performances moyennes et qui ne sont pas trop pointilleux sur la qualité de leur produit final.

J’aime le dicton : « La qualité n’est pas négociable »

Une mauvaise qualité détruira votre crédibilité. Si vous êtes un assistant virtuel indépendant, cela détruira votre entreprise. Votre travail est votre signature. Il dit que c’est le mieux que je puisse faire. Cela étant, nous devons faire de la livraison d’un produit de qualité une priorité. De plus, il est impératif d’éviter d’entreprendre des paris lors d’une pandémie comme le covid.

Steve Jobs a insisté sur le fait que le Mac devait être aussi beau à l’intérieur qu’à l’extérieur, même si l’on voyait rarement l’intérieur. Sa femme a dit que « Steve et Jony (Ive) parlaient pendant des heures de coins ».

Les coins de l’iPhone, leur aspect, leur toucher et leur fonctionnement. Si vous connaissez le Golden Circle de Simon Sinek, qui utilise Apple comme exemple, voici « Comment » Apple fait ce qu’elle fait (« Nos produits sont magnifiquement conçus« ). Ce souci du détail est la raison pour laquelle les gens font la queue toute la nuit pour attendre la sortie d’un nouveau produit Apple.

Les gens paieront une prime pour des produits qui témoignent d’un grand souci du détail. Le fait de posséder un tel produit en dit long sur vous et sur la façon dont vous souhaitez être perçu. C’est pourquoi les gens paient volontiers des labels de qualité.

Je me souviens d’un client qui m’a emmené déjeuner dans un restaurant à la réputation exceptionnelle. Lorsque j’ai refusé le dessert, elle a insisté pour que j’essaie un des desserts de signature. Après une bouchée, je lui ai dit : « Maintenant, je sais pourquoi ce dessert coûte 30 dollars » :

  • Le souci du détail dans la présentation,
  • la précision de l’exécution,
  • la maîtrise du mélange
  • et l’équilibre des saveurs qui laisse la bouche dansante.

C’était époustouflant du début à la fin. Il n’a pas seulement complété le repas, il a éclipsé le repas principal et a transformé le déjeuner en une expérience transcendante.

Similitude des situations dans le cas d’un assistant virtuel

Comment votre produit final démontre-t-il votre souci du détail pour que votre direction et les membres de votre équipe soient ravis que vous fassiez partie de leur équipe. De même qu’ils se mettent au travail avec vous tous les jours ? Si les assistants apprécient vraiment leur réputation, s’ils veulent établir leur crédibilité et être pris au sérieux, ils doivent s’assurer d’offrir un produit de qualité qui dépasse les attentes.

Ou, à tout le moins, qui est exempt d’erreurs et bien fait du premier coup. Si vous avez la réputation d’être méticuleux et attentif aux détails, les petites transgressions seront pardonnées. Sinon, ce sera un exemple de plus du fait que vous n’êtes pas investi dans l’excellence, ou que vous ne vous souciez pas de la façon dont vous êtes perçu. Une telle réputation est difficile à vivre.

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Il n’y a pas deux façons de faire, les assistants exécutifs exceptionnels sont scrupuleux sur les détails. Ils savent qu’une production bâclée, des fautes de frappe, une grammaire médiocre, des erreurs évitables, ne se reflètent pas seulement sur les cadres qu’ils soutiennent. C’est une réflexion négative sur eux. Personnellement, et aucun assistant de direction professionnel ne souhaite entacher sa réputation.

Oubliez tout ce discours sur votre marque et l’image que vous essayez de projeter en tant que leader et penseur stratégique. Si vous ne produisez pas un travail complet et approfondi. Vérifiez votre travail. Votre produit fini est votre autographe, votre réputation et votre crédibilité.

Le travail négligé a de réelles conséquences. Près de 80 % des recruteurs affirment que les fautes de frappe ou de grammaire sur un CV sont immédiates. Parce qu’ils manquent d’attention aux détails.

Des expériences où l’on apprend de ses erreurs

En tant que secrétaire inexpérimentée mais ambitieuse, j’avais hâte de me lancer dans des activités de grande envergure, sans même savoir ce que cela signifiait, ni ce qu’il fallait pour opérer à ce niveau. Comment pouvais-je prêter attention aux détails alors que je ne savais même pas quels étaient ces détails ?

L’inexpérience m’aurait fait perdre la balle et aurait créé des problèmes à mon entreprise. Heureusement, avec un cadre aux yeux d’aigle qui me surveille et qui capitalise intelligemment sur ma volonté d’exceller, j’ai fini par comprendre que la vue d’ensemble est constituée de plus petites pièces, de petits détails qui s’imbriquent méticuleusement les uns dans les autres pour créer la vue d’ensemble.

Tout comme la vue d’ensemble apparaît lorsque l’on construit un puzzle. En apprenant et en mûrissant, j’ai compris pourquoi il fallait que je réussisse du premier coup. Il est évident que si vous n’avez jamais fait quelque chose auparavant, il est possible que vous ne réussissiez pas du premier coup. Mais une fois que vous avez appris à faire le travail, faites attention à la façon dont vous l’exécutez, car vous devrez fournir un travail de qualité.

Je suis sûr que vous connaissez la phrase « Jamais le temps de bien faire, mais toujours le temps de recommencer« . Les entreprises doivent payer un prix en temps et en argent lorsqu’elles ne prêtent pas attention aux détails, lorsque des choses sont ratées ou incorrectes et que le travail doit être refait.

Savez-vous que le manque d’attention aux détails a un impact sur le moral des employés ?

Il frustre vos collègues. Ce sont les personnes en amont qui comptent sur votre travail. Vous êtes indispensable
car vous leur permettez de mener à bien leur projet dans les délais et le budget prévus. Si vous faites des erreurs, cela diminue la productivité, leur fait perdre du temps et peut entraîner des retards qui amènent votre entreprise à contrarier leurs clients, voire de les perdre. Dans le pire des cas, il pourrait y avoir des ramifications juridiques ou de mise en conformité à la suite d’un travail imprécis.

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D’un seul coup, vous perdez votre crédibilité si votre travail est bâclé ou vous fait passer pour un analphabète fonctionnel. Un collègue assistant m’a demandé mon avis sur une enquête sollicitant la contribution des EE. Les questions de l’enquête comportaient des hypothèses non fondées et l’EE ne voulait pas d’une répétition de cet infâme article du Wall Street Journal du début de l’année. J’ai envoyé un message privé à la femme qui a réalisé l’enquête, lui posant quelques questions et la priant de faire attention à la manière dont elle positionne le rôle de l’EA, car la dernière chose dont nous avons besoin est une autre qui fait circuler des idées fausses sur le rôle.

« Si l’une des EE auxquelles vous faites référence est en mesure de soutenir mes recherches. Alors ils me connaissent déjà et savent quel travail j’ai effectué pendant mon séjour dans la Silicon Valley pour aider mon PDG à devenir propriétaire d’une entreprise. Mais pas seulement, il faut aussi penser à soutenir les petites entreprises, surtout durant une pandémie.

Pouvez-vous imaginer le choc que les gens peuvent ressentir lorsqu’ils reçoivent une correspondance ? Je rentre toujours chez moi en voiture pour dire que vous êtes le visage et la voix de votre exécutif dans le monde. Quelle image cette femme projette-t-elle au nom de son dirigeant ? Elle a aidé un haut dirigeant dans la Silicon Valley, où, nous l’avons entendu, ils exigent que les EEE soient diplômées. Pourtant, il existe là-bas un cadre supérieur dont l’assistante semble à peine savoir lire et écrire dans sa langue maternelle. Ce n’est pas exactement le modèle de la passion de Steve Jobs pour la « façon » dont nous faisons les choses.

Un groupe d’assistants a fièrement exposé un article qui disait qu’ils étaient une équipe d’assistants de rock star. Le problème est que l’article comportait une faute de frappe flagrante dans le gros titre, qu’aucune de ces EE n’abordait, si bien qu’au lieu d’être célébrées, elles étaient ridiculisées.

Les choses auraient pu être différentes pour eux. Les assistants, vous devez prendre de l’avance et les diriger, ou les remettre rapidement sur le droit chemin avec une explication. Laisser les choses languir et espérer qu’elles s’en aillent n’est pas une bonne stratégie pour protéger votre réputation d’être scrupuleux sur les détails.

La relecture, en particulier des pièces longues, n’est pas facile. C’est pourquoi elle exige une attention particulière de votre part. Lisez votre travail, puis mettez-le de côté. Revenez-y avec un regard neuf. Si possible, faites-le relire par quelqu’un d’autre pour qu’un autre œil s’y intéresse. Si mes patrons ont préparé leur propre opinion.

Ils me les donnaient toujours à lire avant de les envoyer. S’ils étaient longs ou compliqués, je les imprimais pour les relire. Des études montrent, et pour moi personnellement, je sais que la lecture sur papier est plus efficace pour détecter les erreurs qui passent inaperçues à l’écran, sans parler du fait qu’elle est plus facile pour les yeux fatigués. Un autre conseil est de lire vos travaux à haute voix pour vous-même. Parfois, ce que nous avons l’intention de dire et ce que nous écrivons réellement ne sont pas les mêmes. La lecture à voix haute vous permet de découvrir plus facilement les erreurs.

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Savez-vous que le facteur clé de la réussite des PDG est leur souci du détail ?

Nicholas Bloom, professeur d’économie à Stanford, affirme que « les PDG sont incroyablement soucieux du détail. C’est l’un des principaux ingrédients de leur succès« . C’est une habitude de réussite des dirigeants que les assistants doivent absolument refléter. Bloom dit que lorsqu’il enseigne aux étudiants, ils sont « trop excités par la grande image et le côté sexy de l’entreprise à long terme« .

C’est une chose que j’ai apprise au début de ma carrière d’assistante et je ne saurais trop insister sur ce point, surtout auprès des jeunes assistants d’aujourd’hui. Si vous n’êtes pas performant dans les petites choses, vous ne le serez pas dans les grandes tâches critiques. Un cadre sérieux va prendre ce risque. Le feriez-vous si vous étiez à leur place ? Vous devez pratiquer l’excellence et la démontrer tous les jours avant de vous faire entrer dans les cercles intérieurs.

Si vous souhaitez faire de grandes choses grâce à votre souci du détail, voici quelques suggestions :

  • Pour produire un travail sans erreur, commencez par vous concentrer sur ce que vous faites. Ralentissez et donnez-vous le temps de réfléchir. Quand vous vous précipitez, vous manquez les meilleurs points.
  • Classez votre charge de travail par ordre de priorité afin de ne pas oublier un projet urgent, puis se précipiter pour le mener à bien.
  • Réduisez les distractions au minimum, surtout si vous effectuez un travail qui exige une grande concentration.
  • Assurez-vous que vos attentes sont claires. De combien de temps disposez-vous pour effectuer le travail ? Quels sont les délais ? Est-ce que le projet entier doit être réalisé en une seule fois, ou y a-t-il des étapes que vous devez franchir ?
  • Analysez et comprenez ce qui se trouve devant vous. Demandez si vous ne comprenez pas afin de ne pas perdre de temps à refaire les choses.
  • Planifiez votre travail. Quel est le résultat final que vous devez produire et comment allez-vous vous y prendre ? Il est utile de comprendre comment votre tâche s’inscrit dans le cadre plus large de votre équipe ou de votre entreprise. Lorsque vous l’envisagez sous cet angle, vous comprenez mieux que les détails deviennent plus clairs et vous pouvez vous assurer de ne pas les manquer.
  • Un grand projet comportant de nombreux éléments peut être intimidant, alors décomposez le travail en segments gérables qui vous permettront de l’examiner plus facilement et de repérer les omissions ou les erreurs.
  • Souvenez-vous, faites les bonnes choses et faites-les bien du premier coup. Vérifiez et revérifiez votre travail. Si possible, faites-vous une seconde idée d’un projet plus impliqué.
  • Ayez confiance en vous et en votre capacité à faire le travail.

 

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