Les assistants peuvent jouer un rôle de leader naturel. La communication et la coopération sont des attributs essentiels d’un assistant de direction efficace. Les assistants qui collaborent entre eux pour faciliter la communication et la circulation de l’information créent une alliance puissante que toute entreprise accueillerait favorablement.

Quel est le rôle principal d’un assistant en entreprise ?

Le rôle de l’assistant de direction consiste notamment à être un facilitateur et un canal de communication pour son cadre et son organisation. Les assistants jouent un rôle essentiel en rappelant à l’organisation que chacun doit rester aligné et engagé dans le meilleur intérêt de l’entreprise.

Nous savons que les employés pleinement engagés ont des niveaux de productivité plus élevés. Ce qui se traduit par une réduction de l’absentéisme et une meilleure rentabilité. D’ailleurs, cela est vraiment d’une grande importance pour retrouver une meilleure ambition professionnelle.

Les assistants de collaboration peuvent avoir un impact à cet égard. Il pourrait être aussi simple que d’engager des conversations régulières avec les assistants d’autres services. Sans enfreindre la confidentialité, parlez du fonctionnement de votre division.

  • Quelles sont les stratégies mettre en œuvre ?
  • Quels sont les défis ?
  • Quels sont les projets qui s’enlisent ?
  • Quels sont les membres de l’équipe qui ont besoin d’encouragement ?
  • Qui sont les vedettes de l’équipe ?
  • Peuvent-ils encadrer quelqu’un qui a des difficultés ou qui a besoin d’être encadré ?

Les recherches montrent que la plupart des cadres ne s’engagent pas dans une stratégie des discussions avec leurs collègues d’autres départements. Un assistant qui s’engage avec d’autres assistants peut servir à clore le manque d’information. N’oubliez pas qu’il ne doit pas toujours s’agir de travail. Prenez le temps de vous connecter au niveau personnel. Faire partie d’une organisation signifie que vous avez des objectifs communs. Collaborer pour atteindre ces objectifs est une entreprise intelligente.

L’assistant de direction : plusieurs missions à gérer pour aider à l’évolution d’une entreprise

Au plus fort de la crise Covid l’année dernière, j’ai écrit un article très lu pour le magazine Chief Executive, dans lequel j’ai expliqué comment certains assistants ont fait évoluer leur rôle de connecteur et de conduit vers de nouveaux niveaux. C’est une conséquence naturelle du rôle que joue l’EA en tant que passerelle et facilitateur pour rendre son exécutif plus accessible à ceux qui ont un besoin légitime de se connecter.

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Les évaluations environnementales ont souvent accès à plus d’informations d’initiés que les autres parties prenantes au sein de l’organisation. L’environnement de la FMH est parfait pour les EE afin de partager les informations appropriées avec d’autres qui peuvent l’acheminer vers leurs services et tenir les membres de leur équipe au courant de ce qui se passe.

Ce petit geste peut aider les assistants qui ne sont généralement pas inclus dans l’action, à devenir une ressource pour leur département ou leur responsable. Il leur donne une visibilité au sein de leur équipe et peut les aider à être intégrés dans de nouveaux projets ou domaines de responsabilité dont ils étaient précédemment négligés.

Depuis mon poste d’assistant du PDG, j’ai adoré partager des informations pertinentes avec les EE de toute l’organisation, afin d’en faire une ressource utile pour leurs cadres. Ils étaient tout sourire quand je les voyais dans les couloirs, grâce aux félicitations que cela leur apportait avec leur patron.

Les assistants sont connus pour jouer un rôle dans le rassemblement des groupes. Ils travaillent au-delà des frontières et encouragent la collaboration entre les services collaboration. Ils ne se laissent pas convaincre par des jalousies mesquines et des soupçons. En tant que canal vers la direction générale, ils peuvent aider des services et des sites éloignés à se sentir moins isolés. Cela a été particulièrement apprécié et salué au cours du mandat de travail à domicile 2020, où des organisations entières ont été éloignées les unes des autres. Exécutif
L’assistante Dorothy Connell m’a dit que son PDG « m’encourage à être un pont de communication supplémentaire pour notre communauté d’assistants exécutifs et d’assistants administratifs afin que nous restions connectés en tant qu’équipe ».

Parfois, les assistants me disent que le partage d’informations n’est pas toujours le bienvenu. Les gens se sentent menacés, ou déloyaux envers leur équipe s’ils partagent ce qui se passe. Dans ces circonstances, la confiance doit être instaurée. Si vous utilisez les informations qu’ils partagent pour obtenir des résultats pour eux, ou pour améliorer leur situation, ils commenceront certainement à vous faire confiance et à travailler avec vous. Sans trahir la confidentialité, partagez les informations nécessaires pour accomplir le travail ou faciliter la vie des autres. Si vous connaissez un moyen d’améliorer une situation, alors faites-le.

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Poste d’assistant : une évolution constante en entreprise

Un assistant que je connais m’a parlé d’un emploi dans une entreprise technologique géant. La culture de l’organisation encourageait les gens à être férocement compétitifs, à rivaliser pour progresser aux dépens de quelqu’un d’autre. Elle disait qu’aucun assistant ne l’aiderait de peur qu’elle ne soit plus belle qu’eux ou qu’elle ne progresse plus vite qu’eux, alors vous étiez seul.

Imaginez quelle bouffée d’air frais un assistant compétent et confiant, qui ne se sent pas menacé par les autres et qui veut coopérer, serait pour une telle organisation ? Cela provoquerait un énorme changement de paradigme. Cela peut sembler une tâche herculéenne, mais un tel sacrifice peut vous catapulter à un poste de niveau supérieur dès que l’entreprise ressentirait les effets de la portée de cet assistant.

Croyez-moi parce que je l’ai fait. Il faut des quantités surnaturelles de passion et d’énergie. Tout le monde n’est pas prêt pour cela, mais si vous l’êtes, n’hésitez pas. Les récompenses personnelles et professionnelles sont immenses, et vous grandirez en stature et en capacité. D’ailleurs, ce genre de chose compte énormément pour s’assurer de son avenir professionnel.

Dans un article traitant des stratégies pour devenir un assistant efficace, Adam Fidler, formateur en EA, a écrit Partagez tous vos meilleurs conseils et expériences avec un autre EA. Le fait d’être secret et sur la défensive crée une mauvaise énergie et si vous prenez le temps de partager des informations et de travailler en équipe, vous gagnerez le respect et serez considéré comme un vrai professionnel« .

La nature du rôle de l’EE est d’agir comme une plaque tournante. Cela signifie que les assistants sont prêts à :

  • partager des informations,
  • faciliter la prise de décision
  • et à aider à éviter les goulets d’étranglement, que ce soit entre les services ou à l’échelle de l’entreprise.
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Aider quelqu’un d’un autre service permet de faire le travail plus rapidement. Cela facilite la transparence, vous donne un aperçu de leur fonctionnement et des points faibles que vous pouvez aider à surmonter. Lorsque
les cadres vous voient travailler avec leur assistant, ou s’ils savent qu’ils peuvent enfin obtenir une réponse longtemps attendue simplement par leur assistant en décrochant le téléphone, ils le remarqueront. Ils parleront de vous dans la salle de conférence comme d’une personne qui fait avancer les choses. C’est comme ça, pas à pas, vous décrochez la place recherchée à la table des négociations.

Une chose qui peut affecter les assistants exerçant cette fonction de facilitateur est le nombre d’assistants qui disent ne pas lire les e-mails de leur cadre et qui rencontrent leur cadre (virtuellement ou réellement), une fois par semaine ou moins. Si vous travaillez de cette manière, vous êtes tenu de ne savoir que ce que le cadre partage avec vous, ou
la collecte indirecte d’informations.

Si vous devez servir d’intermédiaire dans toute l’organisation, vous devez être au courant de ce qui se passe, sinon vous ne serez pas aussi efficace dans ce rôle. Un autre facteur est le fait que les assistants se concentrent trop sur l’interaction avec l’organisation dans son ensemble, ils oublient qui ils sont en place pour les soutenir. Ne négligez pas vos responsabilités envers les principaux membres de votre équipe dans votre quête pour devenir un champion de l’entreprise dans son ensemble.

Votre équipe immédiate doit rester votre première priorité. Faites en sorte qu’elle soit soutenue, assurée et renforcée en sachant que vous êtes fermement investi dans le partenariat. Avec cette assurance, ils soutiendront et encourageront vos efforts pour devenir un collaborateur à l’échelle de l’entreprise.

 

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